„Ein Viertel aller Beschäftigten in Deutschland möchte in einem Jahr woanders arbeiten. Das liegt vor allem an den Chefs und Chefinnen.“ Die Erkenntnis des Meinungsforschungsinstitutes Gallup ist erschreckend. Vielleicht sollten Sie als Führungskraft öfters mal mit Ihren Mitarbeitenden sprechen. Da dabei auch viel schief laufen kann, gehört die Fähigkeit, gute Mitarbeitergespräche führen zu können, zu den wichtigsten Leadership-Qualitäten.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
In jedem Unternehmen gibt es zahlreichen Möglichkeiten zum Austausch: Feedbackgespräche, Kritikgespräche, Zielvereinbarungsgespräche, Karrieregespräche, Jahresgespräche, Offboardinggespräche und viele mehr.
Letztlich geht es um Kommunikation – sie hat in Unternehmen drei Dimensionen: direkt, organisiert und informell. Direkte Kommunikation schafft konkrete Beziehungen zwischen den Personen. Sie wirkt inhaltlich und emotional. Sie kann die Beziehungen stärken und offene Fragen klären. Organisierte Kommunikation gibt Klarheit – zum Beispiel in Jahresgesprächen oder im wöchentlichen Jour fix. Die informelle Kommunikation hingegen ist eine selbstorganisierte Kommunikation. Manchmal ist sie mächtiger als die offizielle. Sicher kennen Sie das auch aus Ihrem Unternehmen: Der Austausch per Flurfunk, in Raucherecken oder während der Mittagspause kann ganz schnell Meinungen bilden.
Mitarbeitergespräche sind wichtig
Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es unserer Meinung nach, eine Organisation zu schaffen, die eine optimale Umgebung für Arbeit ist, die Freude macht, effektiv und sinnvoll für die Organisation, ihre Mitglieder und die Welt ist. Doch dazu brauchen Sie den Dialog und den Austausch, um zu erfahren, wie gerade die Stimmung ist. Sie brauchen gute Fragen, um verwertbare Antworten zu erhalten, und Sie müssen selbstverständlich auch zuhören. Viele Führungskräfte haben jedoch ein engeres Verhältnis zu ihren Excel-Sheets oder Monitoring-Instrumenten als zu ihrem Team.
Mitarbeitergespräche müssen konstruktiv sein
Professionelle Kommunikation ist ein reflektiertes Verhalten und anders als die Alltagskommunikation geschieht sie nicht zufällig. Sie wollen eine bestimmte Wirkung erreichen, Sie haben ein Ziel. Mitarbeitergespräche sind deshalb ein wichtiges Führungs-Instrument und dienen nicht dem Zweck, Dampf abzulassen, sondern konstruktive Vorschläge zu erzielen.
Die Techniken, die wir für Kundengespräche brauchen, brauchen wir auch für Mitarbeitergespräche. Die angestrebte Grundhaltung aus einer Mischung von Augenhöhe, Empathie und Echtheit gilt hier genauso. Und darüber hinaus brauchen Sie für Mitarbeitergespräche noch etwas mehr. Es erstaunt mich immer wieder, dass sich nur wenige Führungskräfte in Gesprächen zum jährlichen Feedbackgespräch intensiv mit ihren Mitarbeitern auseinandersetzen.
Dabei ist das richtige Mindset entscheidend: Wie sind die Empfindungen, worauf fokussiere ich mich? Glaube ich an die Stärken und die Selbstorganisation oder glaube ich, dass ich kontrollieren und zerren muss, um zu motivieren? Schnell sorgen Mitarbeitergespräche sowohl aufseiten der Führungskraft wie des Mitarbeiters für Unbehagen oder haben den Charakter einer Alibiveranstaltung, wenn sie falsch angegangen werden.
Feedback in Mitarbeitergesprächen
Feedbackgespräche als Führungsinstrument haben das Ziel, den Mitarbeiter in seiner Arbeitsleistung zu verbessern und Weiterentwicklungspotenzial aufzudecken. Konstruktives Feedback kann dabei auf der Sachebene oder der Beziehungsebene stattfinden.
Ein anlassbezogenes Feedback geben Sie dann, wenn Ihnen etwas Rückmeldungswertes aufgefallen ist – positiv wie negativ. Jeder Mitarbeiter braucht die Sicherheit, direkte Rückmeldung zu bekommen, wenn etwas nicht gut läuft und er auf eine andere Art weiterarbeiten soll. Reden Sie miteinander und nicht übereinander.
Seien Sie konkret in Ihrer Rückmeldung. Schildern Sie Beobachtungen und keine Interpretationen. Bauen Sie auf Zahlen, Daten, Fakten und schaffen Sie so eine gute Gesprächsgrundlage. Aus dem Coaching hat sich die Regel bewährt, pro Thema maximal drei Punkte anzusprechen. Dazu zählt auch mindestens ein Positives. Jeder Mitarbeiter freut sich über Bestätigung, dass die von ihm geleistete Arbeit erfolgreich ist und in die richtige Richtung geht. Auch das sind rückmeldungswerte Anlässe.
Erfahrungsgemäß hat sich ein vierteljährlicher Turnus ganz gut bewährt. So können Sie sowohl kurzfristige Ziele bearbeiten als auch langfristige Ziele verfolgen. In meinem Buch JEDER KUNDE ZÄHLT! habe ich den Mitarbeitergesprächen ein ganzes Kapitel gewidmet. Hier finden Sie auch eine hilfreiche Checkliste.
Isolationsmethode bei schwierigen Mitarbeitergesprächen
Wenn Sie in ein Kritikgespräch gehen, bleiben Sie entspannt und lassen Sie Ihre Emotionen außen vor. Andernfalls wirkt Ihr Ziel, etwas zu verbessern, schnell wie ein persönlicher Angriff. Trennen Sie also den Vorgang von der Person. Wenn beispielsweise eine Deadline deutlich überschritten wurde, explodieren Sie nicht, sondern fragen Sie lieber: Was können wir als Team tun, damit sowas nicht mehr vorkommt, damit wir künftig besser werden?
Mitarbeitergespräche und Leadership trainieren
Manche Führungsqualitäten sind angeboren, das meiste muss gelernt und trainiert werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Welche Möglichkeiten Sie haben, sehen Sie in unserem CAMPUS – zum Beispiel die MASTERCLASS. Die Ausbildung zum Customer Centric Transformation Leader. Wo Sie als Führungskraft neue Leadership-Qualitäten erlernen und vom Austausch mit Kollegen und Experten aus der Praxis profitieren.